کمیته امتحانات

گزارش اجراآت کمیته عمومی (امتحانات معاونیت امور محصلان پوهنتون پروان) از بابت سال مالی(۱۴۰۴)ه.ش

وزارت/ اداره:تحصیلات عالی ریاست پوهنتون پروان
گزارش دهنده:
اسم و تخلص	عنوان وظیفه	درجه بست
مفتی بسم الله "سعید"	معاون امور محصلان و مسؤل کمیته عمومی امتحانات	۲
گزارش گیرنده:
اسم و تخلص	عنوان وظیفه	درجه بست
دکتور مولوی محمد عزیز "کاظم"	رئیس عمومی پوهنتون پروان	۱

اهداف اساسی پلان کاری و شاخص های تحقق یافته و نیافته
شماره	اهداف اساسی پلان کاری	شاخص های تحقق یافته	شاخص های تحقق نیافته	دلایل عدم تحقق
۱	تهیه و ترتیب نمودن پلان کاری کمیته عمومی امتحانات بر اساس طرز العمل و لوایح و مقررارت وزارت تحصیلات عالی.	موجودیت پلان کاری کمیته عمومی امتحانات،کتاب ثبت جلسات،لایحه وظایف،چارت تشکیلاتی،تقویم جلسات....
۲	جلسات کمیته اصلی ماهوار برگزار شده و مسئولین کمیته های فرعی در این جلسات بصورت منظم حضور یافته اند.	موجودیت تکثیر تصاویب جلسات از کتاب ثبت جلسات و کتاب صادره و وارده در کمیته عمومی یاهم اصلی امتحانات.
۳	امتحانات وسط سمسترهای بهاری وخزانی طبق هدایت کمیته اصلی امتحانات از طرف استادان برگزار گردیده و نمرات آن به سمع محصلین رسانیده شده است.	امتحانات وسط سمستر طبق اصول ولوایح از هفته هفتم شروع وتا هفته هشتم ختم گردید.
۴	امتحانات نهایی سمستر بهاری طبق هدایت وزارت محترم تحصیلات در پوهنځی های ده گانه به تاریخ ۱۴/۴/۱۴۰۴ه.ش و قبل از اغاز سمستر جدید خاتمه یافته است.	اغاز و ختم امتحانات نهایی سمستر بهاری طبق هدایت و تقویم سال تحصیلی صورت گرفته.
۵	قبل از آغاز امتحانات، برای محصلین پیرامون چگونگی کنترول استرس از طرف کمیته های فرعی امتحانات سیمینار ارایه شده است.	موجودیت شواهد ارایه سیمینار در پوهنځی های ده گانه و در معاونیت امور محصلان.
۶	در پروسه امتحانات از رهنمودها و هدایات وزارت تحصیلات عالی استفاده صورت گرفته، از قبیل تنوع سوالات، تعداد سوالات، اجرای کتنگ و تاییدی سوالات از جانب مسؤلین کمیته های فرعی امتحانات، نوکریوال و یا آمرین بخش های مربوط انجام یافته و با حضور ممیزین امتحانات برگزار گردیده است.	طبق اصول ، مقررارت وهدایات وزارت محترم تحصیلات عالی با موجودیت کتاب های نظارت از جریان امتحانات.
۷	حضور متحن وممیز را در صحن امتحان حتمی دانسته وکمیته های فرعی هرپوهنحی مطابق تقیسم اوقات همه روزه نظارت نموده و همچنان کمیته اصلی توسط روسای پوهنحی به گونه نوبتی طبق تقسیم اوقات تعین شده از طرف معاونیت محصلان از صحن امتحان قبل از ظهر وبعداز ظهر نظارت وارزیابی صورت گرفته.	طبق اصول و مقررارت وزارت محترم تحصیلات عالی با موجودیت کتاب های نظارت از جریان امتحانات.
۸	نتایج از طریق سیستم اعلان گردد ومحصلین که یوزر نداشتن مدیریت های عمومی تدریسی پوهنحی ها عاجل برای محصلین اکونت فعال نموده اند. به استادان مکلفیت سپرده شده بود که شقه های خویش را الی سه روز بعد از اخذ امتحان هر مضمون ثبت و تائید در سیستم همچنان به شکل فزیکی آن را به مدیریت های تدریسی تسلیم نمایند.	طبق اصول ،لوایح و طرز العمل از فیصله وتصاویب جلسات کمیته عمومی امتحانات تاکید صورت گرفته است. تمام اساتید محترم طبق اصول مکلف دانسته شده که در مدت حد اکثر سه روز کاری شقه های مضامین مربوطه را درج و بعد ازتائیدی در سیستم HEMIS به مدیریت های عمومی تدریسی تسلیم نمایند
۹	نحوه کنترول ونظارت از پروسه امتحان توسط کمیته اصلی وفرعی امتحانات.	در جریان امتحانات کنترول و نظارت صورت گرفته که موارد ذیل مراعات و تطبیق نموده است: ۱- حضور ممتحن وممیز در صحن امتحان. ۲- معیاری بودن سوالات در صورتیکه سوالات معیاری نباشد امتحان قابل قبون نبوده ولغو اعلان میگردد. ۳- رعایت وقت امتحان از طرف ممتحن. ۴- تطبیق سیستم کتنگ.۵- موجودیت کارت هویت محصلان واز طرف استاد مضمون بررسی گردد. .۶- در هنگام امتحان محصل در هیچ رشته حق استفاده از تیلفون را ندارد. ۷ تقسیم اوقات امتحان آخر سمستر از پوهنحی مربوطه طوری ترتیب گردد که یک استاد هم زمان در دو صنف مختلط امتحان نداشته باشد. ۸
۱۰	ترتیب لست محرومین و تقسیم اوقات امتحانات وارسال آن به معاونیت امور محصلان انجام یافته.	مدیریت های عمومی تدریسی پوهنحی های ده گانه با همکاری آمرین دیپارتمنت ها قبل از اغاز امتحان لست محرومین و تقسیم اوقات را ترتیب نموده وبه معاونیت امور محصلان ارسال نموده اند.
۱۱	امتحان نهایی سمستر خزانی پوهنحی های ده گانه پوهنتون پروان بر اساس فیصله وزارت تحصیلات عالی و شورای علمی پوهنتون طبق طرزالعمل مربوطه از تاریخ ۱/ ۹/ ۱۴۰۴الی تاریخ ۲۶/ ۹/ ۱۴۰۴ برگزارو ختم گردیده است.	اغاز و ختم امتحانات نهایی سمستر خزانی طبق هدایت و تقویم سال تحصیلی صورت گرفته.
۱۲	چگونگی تهیه اوراق سفید ، نیازمندی ها ، مواد فزیکی و امکانت در دست قرار دادن کمیته عمومی امتحانات و کمیته های فرعی برای پیشبرد امور امتحانات.	این موضوع به معاونیت محترم مالی واداری پوهنتون راجع گردیده شده است.
۱۳	رسیده گی به شکایات محصلان و تنظیم نمودن به اخذ امتحانات چانس های دوم و سوم .	بعد از اعلان نتایج هر مضمون به مدت سه روز کاری محصل حق داشت جهت تجدید نظر پارچه امتحان ونحوه نمره دهی درخواست نمایند ؛ بعد از بررسی و تجدید نظر از کمیته فرعی امتحانات پوهنځی مربوطه به محصل عارض و شاکی قناعت و نمره طبق پارچه داده شده است.
۱۳		اخذ امتحانات چانس های دوم وسوم در سطح پوهنځی های ده گانه٪۶۰ انجام صورت گرفته است.	بررسی ها ونظارت که از طرف معاونیت امورمحصلان صورت گرفته دیده میشود که ٪۴۰ امحتانات چانس دوم وسوم از سالهای (۱۴۰۰-۱۴۰۱-۱۴۰۲و ۱۴۰۳) تکمیل نشده.
فعالیت های انجام یافته خارج از پلان:
شماره	فعالیت های انجام یافته خارج از پلان	دلایل برای انجام فعالیت های خارج از پلان		نتایج بدست آمده
۱	تقدیر وتحسین محصلین ممتاز پوهنځی های ده گانه پوهنتون	بخاطر افزایش اعتماد به نفس محصلین و داشتن روحیه بلند.		موفقیت بیشتر محصلین.
۲
۳

دستاورد ها:
۱	ایجاد سیستم شفاف برای اخذ امتحانات.
۲	تهیه کتاب جلسه کمیته، پلان کاری کمیته و سایر اسناد مربوطه به صورت معیاری.
۳	اصلاح‎سازی فیدبک های هیت نظارت در رابطه به کمبودی های کمیته.
۴	برگزاری موافقانه امتحانات نهائی سمستر های بهاری و خزانی سال۱۴۰۴ ه ش
۵	تقدیر وتحسین محصلین ممتاز پوهنځی های ده گانه پوهنتون.

مشکلات و راه حل ها:
شماره	مشکلات	راه حل ها
۱	کمبود امکانات از قبیل پرنتر، دوسیه، ورق.	فراهم نمودن منابع کافی (ورق، پرنتر، رنگ پرنتر) برای اخذ شفاف، منظم و به موقع امتحان در اختیار کمیته های فرعی امتحانات .
۲	نبود برق به صورت منظم.
۳	نداشتن دفتر مشخص برای نگهداری اسناد.	فراهم سازی دفاتر مستقل و تجهیزات برای کمیته های فرعی امتحانات تا اسناد و اوراق مربوط به امتحانات در آن حفظ و نگهداری گردد .
۴	بی‎ نظم‎ بودن و بی‎ کیفیت‎ بودن انترنت.	فراهم سازی انترنت به صورت منظم برای استادان.
۵	نبود الماری جهت نگهداری اسناد و دوسیه های مربوط به کمیته ها.	فراهم ساختن الماری و امکانات بخاطر حفظ و نگهداری اسناد و دوسیه از طرف معاونیت محترم مالی واداری پوهنتون پروان.
۶	کمرنگ بودن اشتراک اعضاي کمیته های عمومی در جلسات نوبتی این کمیته ها.	حضور یافتن اعضای کمیته های عمومی در در جلسات نوبتی به شکل دومدار.
۷	عدم اجراآت لازم و به موقع در قسمت تهیه پلان ها و طرزالعمل های کمیته های عمومی از طرف بعضی اعضاء ومنشی های کمیته ها.	اجراات باید به موقع صورت گیرد تا در انجام وپیشبرد امورات سکتگی به وجود نباید.
۸	عدم تکمیل باقیداری و چانس های دوم وسوم از سالهای قبلی در پوهنځی های ده گانه.	تکمیل چانس های دوم وسوم بخاطر حل مشکلات محصلین از قبیل :تبدیلی محصل،کتاب های فراغت و استادان که بخاطر ترفیع علمی و تحصیلی عازم کشور های دیگر میشوند
۹	عدم تائیدی شقه ها از طرف اساتید وتسلیمی آن به مدیریت های عمومی تدریسی.	درج و تائیدی شقه ها در سیستم و تسلیمی آن به وقت به مدیریت های عمومی تدریسی بخاطر حل مشکلات محصلان و فارغ التحصیلان از قبیل :تبدیلی محصل،کتاب های فراغت و استادان که بخاطر ترفیع علمی و تحصیلی عازم کشور های دیگر میشوند.

پیشنهادات:
1
قرار شرح فوق گزارش اجراآت (سال ۱۴۰۴) طی هفت ورق ترتیب و تقدیم است.
اسم و موقف ترتیب کننده: تاریخ: / /
اسم و موقف تائید کننده: تاریخ: / /

فارمت گزارش مسؤل عمومی کمیته امتحانات در جلسه مورخ( )شورای کمیته متذکره مطرح و به اتفاق آٰرا تائید قرار گرفت و ثبت پروتوکول شماره ( )کتاب جلسات می باشد.